LLLIT-Consulting.
Für Städte, Kommunen, Verwaltungen

Telefonassistent, der Verwaltungen entlastet.

KI-Voice-Agent für Verwaltungen: Routinefragen intelligent beantworten, SMS versenden und Anrufe an die richtige Stelle leiten. DSGVO-konform und auf deutschen Servern.

Kontaktformular öffnen

Besser erreichbar. Ohne mehr Personal.

Anrufe werden sofort angenommen, auch wenn gerade niemand im Team frei ist.

Wiederkehrende Anliegen automatisch klären

Wiederkehrende Anliegen werden automatisiert erledigt oder sauber vorsortiert. Mitarbeitende gewinnen Zeit für komplexe Fälle.

Fokus auf echte Fachfälle

Das Team hat mehr Zeit für Anliegen, die wirklich fachliche Einschätzung brauchen.

Funktionen

Was der KI-Telefonassistent kann

Sechs Funktionen, die wir für eure Verwaltung sauber konfigurieren — vom ersten Anruf bis zur Übergabe ins Team.

Standardfragen beantworten

Öffnungszeiten, Unterlagen und Zuständigkeiten werden direkt am Telefon erklärt. Informationen stammen aus einer Wissensdatenbank.

Intelligent weiterleiten

Anrufe werden nach Anliegen, Fachbereich und Erreichbarkeit an die passende Stelle geführt.

Rückrufbitten aufnehmen

Name, Kontakt, Thema und Dringlichkeit werden strukturiert erfasst und an die Mitarbeiter übergeben.

SMS mit Links versenden

Terminbuchungslinks, Formulare oder Hinweise werden während dem Anruf direkt per SMS verschickt.

Mängelmeldungen erfassen

Laterne defekt, Müll, Straße oder Spielplatz: Ort und Problem werden verständlich aufgenommen.

Parallele Anrufe annehmen

Der Voice Agent nimmt mehrere Bürgeranrufe gleichzeitig entgegen. Das sorgt für Entlastung bei Stoßzeiten.

Einsatzbereiche

Wo der Voice Agent entlastet.

Startet mit einem Bereich, in dem viele wiederkehrende Anrufe entstehen. Daraus wird ein klar begrenzter Pilot mit messbarem Nutzen.

Telefonzentrale & EmpfangDer Voice Agent klärt das Anliegen vor und leitet Anrufe an die richtige Stelle.
  • Fragt das Anliegen strukturiert ab.
  • Klärt einfache Fragen ohne dass Mitarbeitende ans Telefon müssen.
  • Erkennt, welcher Fachbereich oder Standort zuständig ist.
  • Verbindet nach Ihren Regeln direkt weiter oder nimmt eine Rückrufbitte auf.
BürgerbüroDer Voice Agent beantwortet Standardfragen zu Ausweisen, Ummeldungen und Unterlagen, bevor Mitarbeitende eingebunden werden.
  • Nennt benötigte Unterlagen, Öffnungszeiten und zuständige Stellen aus Ihrer Wissensdatenbank.
  • Fragt gezielt Anliegen, Name und Kontakt so ab, dass Rückrufe vorbereitet sind.
  • Sendet bei Bedarf Links zu Terminbuchung, Formularen oder Online-Diensten per SMS.
  • Gibt unklare oder sensible Fälle mit Gesprächsnotiz an das Team weiter.
AusländerbehördeDer Voice Agent nimmt Anliegen mehrsprachig auf und hilft dabei, Unterlagen, Termine und Rückrufbitten besser zu strukturieren.
  • Beantwortet einfache Standardfragen zu Terminen, Unterlagen und Zuständigkeiten in mehreren Sprachen.
  • Fragt Anliegen, Name, Kontakt und gewünschte Sprache für die weitere Bearbeitung ab.
  • Sendet Links zu Terminbuchung, Formularen oder Informationsseiten per SMS.
  • Übergibt komplexe, sensible oder individuelle Fälle mit Gesprächsnotiz an Mitarbeitende.
Kfz-ZulassungsstelleDer Voice Agent beantwortet häufige Zulassungsfragen und sorgt dafür, dass Bürgerinnen und Bürger vorbereitet zum Termin kommen.
  • Nennt benötigte Unterlagen für Anmeldung, Ummeldung, Abmeldung oder Kennzeichenfragen.
  • Sendet Terminbuchungslinks, Formularseiten oder Hinweise zu Online-Diensten per SMS.
  • Leitet Sonderfälle mit allen aufgenommenen Informationen an die zuständige Stelle weiter.
MängelmeldungDer Voice Agent erfasst Schäden im öffentlichen Raum so, dass Bauhof oder Fachbereich direkt weiterarbeiten kann.
  • Fragt genaue Lage, Art des Mangels und Rückrufmöglichkeit ab.
  • Nimmt Meldungen zu Laternen, Straßen, Spielplätzen, Müll oder Grünflächen auf.
  • Fasst die Meldung verständlich zusammen und übergibt sie an die zuständige Stelle.
  • Reduziert Rückfragen, weil wichtige Informationen direkt vollständig abgefragt werden.
AbfallwirtschaftDer Voice Agent beantwortet Fragen zu Abfallterminen, Sperrmüll und Tonnenservice und entlastet bei wiederkehrenden Anrufen.
  • Gibt Informationen zu Abholterminen, Wertstoffhöfen, Sperrmüll und Zuständigkeiten weiter.
  • Fragt Adresse, Anliegen und Kontakt ab, wenn eine Tonne fehlt, defekt ist oder nicht geleert wurde.
  • Sendet Links zu Abfallkalendern, Formularen oder Online-Anträgen per SMS.
  • Übergibt Sonderfälle mit klarer Zusammenfassung an Abfallwirtschaft, Betriebshof oder Dienstleister.
Projektleistungen

Unsere Leistungen im Projekt.

Wir planen, konfigurieren und betreuen die Lösung gemeinsam mit Ihnen. Von der Konzeption bis zum laufenden Betrieb des Voice Agents.

Schritt 1

Analyse & Zielbild

  • Wir analysieren mit Ihnen, welche Anliegen heute am meisten Zeit binden.
  • Wir wählen gemeinsam die Use Cases für den Einsatz eines Voice Agents aus.
  • Wir legen fest, welche Anliegen der Voice Agent eigenständig löst und wann er an Ihr Team übergibt.
  • Wir definieren Zuständigkeiten, Eskalationswege und messbare Ziele für den Start.
FAQ

Was Verwaltungen wissen wollen.

Werden die Daten DSGVO-konform in Deutschland verarbeitet?
Ja. Die Lösung läuft auf Servern in Deutschland und wird DSGVO-konform betrieben. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit.
Müssen wir unsere bestehende Telefonanlage ersetzen?
Nein. Der Voice Agent wird Ihrer vorhandenen Telefonie vorgeschaltet. Ihre Rufnummern und internen Abläufe bleiben bestehen.
Was passiert, wenn der Voice Agent ein Anliegen nicht beantworten kann?
Er erfindet keine Auskünfte. Unklare, sensible oder komplexe Fälle übergibt er an Ihr Team oder nimmt eine strukturierte Rückrufbitte auf.
Wie hoch ist der Aufwand für die Verwaltung bei der Einführung?
Gering. Wir starten mit einem klar abgegrenzten Pilotbereich, konfigurieren den Voice Agent für Sie und stimmen Inhalte und Grenzen gemeinsam ab.

Welche Bürgeranliegen sollen zuerst entlastet werden?

Schickt uns drei typische Anrufarten aus eurer Verwaltung. Wir skizzieren daraus einen passenden Start-Flow.